Reuniões 1 on 1: O que é e como fazer?

As reuniões 1 on 1, também conhecidas como reuniões individuais ou reuniões de feedback, são importantes para a comunicação entre gestores e colaboradores, no intuito de melhorar o desenvolvimento dos projetos e performance. Como o nome indica, ela envolve o encontro entre apenas duas pessoas, proporcionando uma conversa mais individualizada e específica.

Os encontros acontecem geralmente de forma semanal ou quinzenal, com reuniões que podem durar entre 30 minutos a 1 hora, a depender da programação e/ou necessidade. São discutidos assuntos como plano de desenvolvimento, delegação e conclusão de tarefas, solução de problemas e tudo que possa alinhar a relação gestor-colaborador. Ainda dá tempo de fazer aquele coach para melhorar o desenvolvimento do profissional!

No meu primeiro contato com esse tipo de reunião, fiquei me perguntando qual a serventia, já que eu estava vendo meu líder todos os dias. Estava participando por participar, até o mês em que ficamos quatro semanas sem o tal do 1 on 1. Gente, foi uma loucura! Tínhamos o hábito de nos falar todos os dias, mas as metas não estavam sendo batidas, nossa comunicação ficou falha e prejudicou várias atividades do setor. Bastou um 1 on 1 para colocarmos tudo a limpo e resolver. Foi como jogar água em fogo 🙌! Desde então, eu percebi como este encontro muda a forma como direcionamos nosso trabalho, pois é nele que detectamos gaps de desenvolvimento, traçamos objetivos, entendemos um ao outro e, o mais importante, ouvimos e fornecemos feedbacks construtivos. Este último, constantemente deixado para depois, aumentando problemas que facilmente poderiam ser resolvidos.

Um estudo de 2010 da Gallup prova o que eu vivi: as pessoas tendem a ficar desmotivadas na ausência de feedback e é verdade que isso pode e deve ser dado no momento, pois as pessoas anseiam por saber como estão indo.

Portanto, se você é um líder e não está tendo reuniões individuais com sua equipe, AGENDE-AS HOJE. Pode levar um pouco de tempo para pegar o jeito, mas você terá muito mais sucesso e bons resultados.

Aqui estão algumas dicas para fazer reuniões 1 on 1:

1. Agende a reunião com antecedência: Entre em contato com o colaborador e defina um horário adequado para a reunião. Certifique-se de que ambos estão disponíveis na data e hora marcadas.

2. Escolha um local apropriado: Escolha um local privado e sem distrações para a reunião. A sala de reuniões ou uma sala vazia pode ser uma ótima opção para encontros presenciais. No modo remoto, verifique se o ambiente atende esses requisitos anteriores.

3. Prepare-se com antecedência: Antes da reunião, analise o histórico de trabalho do colaborador, as metas estabelecidas anteriormente e quaisquer outras questões importantes a serem discutidas.

4. Inicie a reunião com uma conversa casual: Ela estabelece uma conexão pessoal e serve para quebrar o gelo. Pergunte como o colaborador está, se tem alguma novidade na vida pessoal ou algum outro assunto informal.

5. Discuta o desempenho e a produtividade do colaborador: Faça perguntas abertas para obter informações sobre a satisfação do colaborador, quaisquer problemas que estão enfrentando e se precisam de ajuda.

6. Crie um plano de ação: Em conjunto com o colaborador, crie um plano de ação para melhorar o desempenho, estabeleça metas e determine o prazo para cumpri-las.

7. Encerre a reunião com um resumo: Escreva pontos discutidos e o plano de ação. Certifique-se de que o colaborador entenda completamente as tarefas a serem realizadas. Para isso, você pode utilizar um documento em word ou planilha para acompanhar.

8. Dê e peça feedback: De preferência, aponte um que destaque algo bom e um que possa identificar pontos de melhoria.

9. Lembre-se: feedback bom é aquele construtivo, portanto, atente-se ao que você vai dizer.

10. Acompanhe o progresso: agende outra reunião 1 on 1 após 1 ou 2 semanas para acompanhar o progresso e discutir qualquer novo problema que possa ter surgido.

Lembre-se: Líderes precisam transmitir, continuamente, um senso de propósito maior ao papel de uma pessoa. Se as pessoas entenderem o quadro geral, poderão contribuir com ideias e se envolver mais em seu trabalho. Não estarão, apenas, cumprindo os requisitos de seu cargo no dia a dia!

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